如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

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见字如面,我是林利蒙

如果领导让你修改一份100页的PPT材料,你会怎么做?

在职场中,我们经常要做项目汇报。有时一份PPT会包含几十甚至上百页,而且留给我们的美化时间往往并不宽裕,一般都是当天或者隔天就要。

那么页数众多的PPT,我们应该怎么做呢?

先给大家一个情景,面对100页凌乱的PPT,有以下两种美化方案:

A. 每页都做到90分(形式优美),然而由于时间不足,仅完成了50页

B. 每页做到70分(整洁统一),但100页材料都过了一遍

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

A\B两种方案,你觉得老板会更满意哪种呢?

我想排除极个别情况,大部分人还是会选择B方案。因为B代表着任务完成,而A没有完成。

可见方法和效率很重要。那怎样合理地安排美化顺序,以及每页做到什么程度算合格呢?

回答这个问题前,我们先看下专业公司的汇报材料是怎样的,附三份国外工作型PPT的样例:

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

你能发现它们有什么共同点吗?先给大家三秒钟思考下。

抛开具体页面的设计不谈,我想你应该会发现这三份材料的配色字体都是统一的,而且元素都均匀的排布在页面里。

总结一下就是:

PPT的整体性很好,给人一种专业统一的感觉。

下面我就以此为参考,跟大家分享:面对数量庞大的PPT时,高效的工作流程应该是怎样的。 在我看来大致可以分以下5步。

1.设置母版

即设定一套统一的标准(包括版心、配色、字体、标题脚注位置等)。

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

关于母版的设置细节,可以查看这篇文章

当然,如果公司里提供了统一的母版,那这一步就可以省略了。

2.适配母版

将内页适配到相应母板中,具体操作就是选中该页,右键选择一个母版的样式(比如这个空白内页):

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

空白内页母版

然后我们将原先有内容的标题和脚注,分别黏贴到这个空白内页的标题和脚注框里(目的是统一标题和脚注的位置和样式)。

3.统一字体、配色

字体: 很多时候一本材料中会夹杂很多种类的字体,我们可以借助islide的统一字体工具来一键统一内页里的中英文字体

配色: 初稿材料往往配色又多又杂,这时需要手动把每一页中的颜色统一。比如整份材料以蓝色系为主,那么就要把其余颜色适当删减,尽量使用蓝色和灰色来搭配。

4.内页美化

这里可以分两遍来美化,即先完成再完美。

第一遍: 纯粹把所有内容都放到版心区域里,然后将各元素对齐排列即可(做到工整)。

第二遍: 挑选材料中相对重点的页面进行深入的美化。

5.细节调整

调整细节,规避小问题。

当前四步完成时,整份材料应该是配色、字体统一,标题和脚注位置统一、内页中元素对齐排列的状态。我们在这个基础上最后再检查一遍细节问题:比如个别部分的配色、对齐、错别字、页码等等。

以上,就是100页PPT材料的大致处理方法。

总结下来就是先完成再完美。这样做的好处是,即使最后由于时间问题来不及做深入美化,我们也已经保证了整份材料的干净统一,至少是一个可交付的状态。

反观那种按部就搬,每一页都要做到90分的方法。最后往往都会由于时间有限不能按时完成,导致项目无法正常推进。

即使个别页做的在精美,整体的汇报效果也并不理想,反而会由于页面间好与坏的反差过大,给人一种虎头蛇尾的印象。

如果你想了解实际的改稿过程,可以查看我之前的这篇文章:

如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

这次重在分享我日常工作中的经验方法,希望能够对你有所帮助。


原文链接:如果领导让你美化100页PPT,你会怎么做?

版权声明:Slidecent 发表于 2021年1月28日 上午7:45。
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