工欲善其事必先利其器，本期我们的话题就是PowerPoint这个最基本的PPT制作软件。

设计工作中，工期紧迫的项目并不少见。除了良好的工作习惯和团队合作方式，在软件层面也有不少提速方法。操作快起来，就能有更多的时间去进行逻辑表达和画面创意的构思。

比如这个经深度改造后的PPT操作界面，看起来似乎没有太大不同，但却能够大幅提高PPT的制作效率。

这个改造界面「快」在哪里，又如何改造获得？我们需要先找到PPT默认界面的不足。

首先便是操作步骤偏多，在默认界面下，大量常用基础功能，需要多次移动鼠标、点击鼠标、按下键盘……

比如一个基本的合并形状操作（布尔运算），需要：

• • 按住ctrl选中多个图形
  • 切换到图形选项卡
  • 在形状合并的下拉
  • 选择对应合并形式

一个常见的布尔运算竟然需要多达四步操作。

又比如，将三个图片对齐，需要：

• • 框选全部三个图片
  • 在开始选项卡找到【排列】
  • 下拉菜单中找到【对齐】
  • 再在更下一级菜单中点击【顶端】

对齐是设计的基本动作，这样的基本动作竟然也要多达四步才能完成。

像这些操作步骤繁琐的情况还有很多。要化繁为简，需要一个清晰的界面修改思路：

• 整体布局改造

• 功能区改造

• 快速访问工具栏改造

• 快捷键改造

整体布局改造

PPT的操作界面大致由功能区、快速访问、缩略图、工作区和格式窗口组成。

❶ 首先，为了操作便利，整体布局需要让⑤尽可能大

①~④中最能缩减的就是③，让缩略图能够满足操作需要的前提下，尽可能缩小：

❷ 其次，②默认位于功能区上方，将它移动到功能区下方，减少点击快捷按钮时候的鼠标移动距离：

• 窗口最上方位置点击右键
• 选择「在功能区下方显示快速访问工具栏」

❸ 接着，④默认打开PPT是没有格式窗口的。可以在画布空白区域右键「设置背景格式」调出。

❹ 最后，若安装了iSlide插件，打开它的「设计工具」，会在④区域出现一列常用按钮工具。这些点击一键实现的基础功能可以最大限度减少操作步骤。比如常用的布尔运算、对齐排列等均可以在这里一键点击实现。

经过布局改造后，初步得到这样一个初步优化、具有一定便捷性的界面。

• 因为画布足够大，方便在设计中预览画面和选择、移动元素

• 右侧iSlide提供的「设计工具」栏中，有布尔运算、对齐等按钮，让一些原本多步骤操作一键完成

• 形状、图片等对象格式，统一在最右侧格式窗口调整，这里的调整项目齐全，列表逻辑完整，不必在【开始】选项卡中来回找功能导致打断设计思路。

功能区改造

打开PPT，默认会停留在功能区「开始」选项卡：

「开始」选项卡的初衷，是将一部分常用功能汇总到此，减少选项卡间的切换。

但默认的「开始」选项卡设置仍可优化：

• 存在多余功能：可快捷键ctrl+H快速呼出的「查找」「替换」、能直接在缩略图区操作的「版式」「节」、已被ISlide「设计工具」栏取代的「排列」按钮下的「对齐」等按钮……

• 缺少常用功能：如常用的「图片亮度」「删除图片背景」等存在于「图片格式」选项卡（双击选中图片后才会出现），「动画时长」「动画延迟」存在于「动画」选项卡……

与之对应，便可针对性改造：

• 去除多余功能：从「开始」选项卡去除不常用功能和快捷键能实现的功能；
• 添加常用功能：添加其他选项卡下的常用功能到「开始」选项卡

依照上面的思路：

❶ 在功能区右键-自定义功能区，进入功能区自定义界面。在右侧选择不需要的功能组删除。（比如「剪贴板」和「幻灯片」工具组）

❷ 在左侧筛选「所有选项卡」，选择其他选项卡下工具组加入「开始」选项卡。 （比如图片「格式」选项卡下的「调整」工具组）

这样，选中图片后，不需要切换选项卡，就可以调整图片亮度、颜色、删除背景等。

注意，如果要添加的是某几个特定的功能按钮而不是工具组，就要自己新建一个自定义工具组，再选择具体某一个工具将其添加到新建工具组中。

比如创建一个「新建组」，组中包括「插入形状」「修改填充色」「修改描边色」三个功能。甚至也允许将插件的功能添加进工具组中。比如比较常用的iSlide的「图标库」功能

❸ 为了方便识别，可以对新建工具组命名。

比如这里将包括多个矢量图形功能的工具组，改名为「矢量工具」

当然，不同的人习惯不同，这个自定义工具栏没有标准答案，目的就是尽可能不切换选项卡完成PPT制作。下面这个设置仅供参考：

快速访问工具栏改造

功能区长度和空间有限，只能放下最常用的功能，一些半常用功能怎么办？

这就要用到「快速访问」。

因功能区空间有限，无法加入「开始」选项卡的，可添加到快速访问，对功能区做一个补强。

例如，将相对常用的「插入表格」「插入图表」添加到快速访问，就能一键点击添加对应元素：

改造方法比较简单，直接在功能区对应按钮右键-加入快速访问工具栏即可

或者在设置功能区的对话框中，切换到设置快速访问工具栏，直接找到需要的功能点击添加

最后在选项对话框中设置快速访问工具栏按钮的顺序

理论上，越常用的尽可能靠近屏幕中间，以下是设置好的快速访问工具栏从左到右按钮和顺序，供你参考：

此处的「快速访问」设置需要注意：

• 第一个设置为「粘贴为文本」，可以使用快捷键alt+1进行无格式粘贴，免去很多复制粘贴操作上的麻烦

• 设置画布尺寸、设置配色方案、设置字体方案，是每次设计制作之初需要做的工作，故添加至快速访问，又因其每个PPT中只操作一次，故放在靠左、远离界面正中间偏核心位置

• 「快速访问」可以大量放入常用插件功能，是对界面改造非常有效的补强

熟练使用快捷键

只用鼠标永远斗不过键鼠并用。之前的改造设置，为节省功能区空间，将能通过快捷键实现的按钮移除。全网已有不少快捷键介绍，这里针对性列出常用和部分被忽略的快捷键：

使用快捷键的时候需要注意

• 一些快捷键可能会与其他软件冲突，比如「解除组合」与搜狗输入法的「输入法管理器」冲突：

如果经常使用PPT，建议检查其他非设计软件的快捷键设置，以免引起冲突。

• PA插件额外提供了一些快捷键功能，比如非常好用「ctrl+shift+0」插入全屏矩形，可以根据自己需求在PA插件设置中启用这些快捷键。

以上就是改造一个PPT界面的大致思路，用一张图简单总结一下吧。

如果说设计能力是「功夫」，那么软件就是「刀剑」。功夫不到家，自然是手握神兵也无用。但把剑刃磨锋利，运功也会更流畅。

PPT的界面修改，还支持导出文件和导入文件，这样就可以在另一台电脑上同步自己的操作习惯了。

本文所述澄音对自己PPT界面的修改，如果你也想尝试一下不一样的PPT软件，可以在公众号后台回复「界面」，获取配置文件。

不过有两点需要注意：

• 只支持Microsoft PowerPoint，不支持金山WPS；

• 澄音的界面中布置了一些插件（如PA、OK）专属功能，如果你没有安装相应插件，部分功能会被过滤

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公众号：老秦
原文链接：PPT大神效率逆天，原来是给软件整了个容