当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

看到标题,是不是有点慌,甚至马上想了想自己做的 PPT

PPT 泄露机密,这确实不是危言耸听,很多时候是你没意识到,就搞了事情。

具体情况是这样的:

昨天,某个客户有个小需求,要将一份 PPT 文件,压缩到 10 兆以内。

虽然一共就几十块钱的需求,但却难倒了不少设计师

源文件大概是这样的:

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

一共也就 21 页,几乎没有图片,就是普通的工作汇报,加上一些数据图表

但就这点内容,文件却有 355 兆,可以说是非常大的文件了。

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好几个设计师试了试,都没找到问题所在。

聊天记录给大家感受一下:

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

还有设计师上传到网站上压缩,也失败了:

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

后面简单开了个小灶,讲解了一下这个问题。

下面,给大家解析一下,具体是什么原因导致文件这么大。

而这又和泄露机密,有什么关系。

如果坚持每天看我文章,应该知道,之前我专门写过一篇文件压缩的。

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

我们就先用这里面的思路,分析一下。

首先,使用 iSlide 插件的 文件分析 功能,看看每页的大小:

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加起来也就几百 kb 的大小?

看来靠插件啥的暂时不行,还是得用解压大法。

把 PPT 文件的后缀由 .pptx 改成 .zip,然后解压缩,得到如下的文件夹:

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打开 ppt 文件夹,接下来,正常是需要查看 media 这个文件夹。

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打开后,发现一共也没几张图,音频和视频之类的大文件也没有。

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那么,就只剩下一种原因了,要么嵌入了对象,要么嵌入了其他 OFFICE 文档。

于是接着翻其他文件夹,在 embeddings 文件夹中,发现了答案:

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这些 Excel 文件加起来,足足有 354 兆!

那说明,PPT 就是因为把这些表格嵌入进去了,才导致文件变得那么大。

知道了原因,就要去压缩文件,去解决这个问题了。

于是我选中 PPT 中的图表,右键编辑数据。

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电脑卡了一会儿,打开了数据源:

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可以发现,PPT 的图表引用的,仅仅是一个工作表中的数据透视图。

但是却把其他用不到的工作表,全部都嵌入到 PPT 里面了。

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只点开其中的一个工作表,里面就有六十多万行数据。

难怪 PPT 会这么大,这么多无关的数据放里面,不大才怪。

这时候我突然想到,有多少人在做工作汇报的时候,是把整个表格嵌入到了 PPT 里呢?

只要收到 PPT 的人,都可以看到其他所有的数据。

这要是机密数据,岂不是在不经意间,就把公司的数据给出卖了么!

最恐怖的是,如果没经过培训,普通人是不知道这点的。

不敢再往下想了,怕你们出一身冷汗。

那么,是怎么操作,才会把整个 Excel 表格,都嵌入到 PPT 里面呢?

只需要在 Excel 中复制数据透视表,然后到 PPT 中粘贴。

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粘贴的时候,选择保留源格式和嵌入工作簿,就会把所有的工作表都嵌入进去。

为了避免犯错,我们粘贴的时候,就别选这个了哈。

最保险的,就是粘贴成图片。

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或者链接数据,再把链接给断开。

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当然,也可以嵌入图表的时候,把其他的工作表都删掉。

于是我把 PPT 所有页面的图表,都重新编辑了一遍,把数据源里面的无关工作表都删了。

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但是当我把无关工作表都删掉,点击保存 PPT 之后,文件还有 40 多兆。

这就很惆怅了,说明还有数据没删干净。

可是明明无关的工作表都删了,而留下的透视表,一共也没几个字,不可能那么大。

静下来一想,会不会有隐藏的工作表呢?

于是,打开开始菜单,点击格式-可见性-取消隐藏工作表

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打开后,发现果然还有好几个隐藏的工作表。

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接下来,可以一个个取消隐藏,然后再把多余的工作表删掉。

也可以在数据源 Excel 中,点开 文件-信息-检查文档

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

弹出文件检查器,点击检查:

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检查完成后,往下拉,就可以看到隐藏的工作表等信息。

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既然 PPT 里用不到这些隐藏的数据,统统删了。

当我把 PPT 的所有图表都检查一遍,并且把隐藏的表格数据都删了后。

PPT 体积由最开始的 355 兆,缩小到只有 1 兆左右。

当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

这简直就是神级压缩了,收几十块不过分吧!

以上,就是今天主要给大家分享的内容,补充了一下数据图表居多的 PPT,如何去压缩文件体积。

也是想让大家注意,PPT 中的数据,在复制粘贴的时候,要小心一些。

尽量做完后检查一遍,避免重要数据泄露。

如果数据保密要求高,失误操作的后果,还是蛮严重的。

另外,如果打算做 PPT 设计师,也不仅仅要会设计排版。

各种疑难杂症也要有所了解,排版好看的设计师一抓一大把,能切实解决各种需求的设计师却是稀缺的。

希望今天的内容,对你有所启发~


原文链接:当心,你的PPT可能在不经意间,泄露了公司机密

版权声明:自律的音律 发表于 2020年7月16日 上午10:00。
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