PPT文件随身走,好的习惯,让工作不再出错

没错,今天又有新瓜,边吃瓜边学知识,一上午就摸鱼过去了。

事情是这样的:

昨天有个设计师,做完 PPT 后,联系客户没有得到回复,就先回家了。

晚上客户找来要文件,结果设计师的文件在公司电脑上,没带回来。

最关键的是,之前和客户约好的,晚上要交稿。

当时听到这个事情,我简直慌了,这要是没处理好,妥妥的差评加投诉。

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不过,今天不讨论故事的结果,而是想给大家分享一下:

随手备份文件,养成良好的工作习惯

我们在做 PPT,或者处理其他工作文档时,难免会临时有事需要离开。

或者,下班后在回家路上,甚至知道某个时间段要停电,等等各种情况。

这些时间段,如果客户或领导,刚好急要文件,而我们又发不出去的话,就很容易耽误事情了。

正确的处理方式是:在离开电脑前,及时把文件备份到手机上。

让文件随时跟着我们,不管走到哪,都能及时发送。

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那么,这里面,具体有哪些操作技巧呢?

1. 根据需求充分备份

首先,养成好的保存习惯,每修改一个大的版本,就另存一个副本。

可以避免在修改完成后,对方又决定要之前某个版本的文件。

其次,要同时保存 PPT 源文件,以及带水印的预览文件。

一方面,发送预览文件,可以有效避免客户骗稿的情况;

另一方面,预览文件一般用 PDF 格式,文件体积更小,发送更方便,而且很少会出现兼容错位的问题。

等确定预览文件没问题后,再把源文件发送过去即可。

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2. 使用个人群备份文件

我们可以在 QQ 或微信上,新建一个只有自己的群,然后在电脑端,把文件发送到群里即可。

通过这种操作,不管走到哪,都可以直接在手机上,把文件转发给其他人。

如何新建只有自己一个人的QQ群呢?

只需要在电脑端的QQ,选择创建群聊,填写完信息后,跳过邀请他人加入即可。

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如何新建只有自己一个人的微信群呢

在手机端微信,点击“发起群聊-面对面建群”,然后随意输入 4 位数,同样不邀请他人,直接进入即可。

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平时可以把它们置顶,随时往里面发文件备份,甚至还可以拿来当备忘录用。

3. 通过邮箱备份文件

微信群发文件的方法,方便转发,但也有局限,文件不能超过 100M。

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但是当我们的 PPT 里,用到一些高清大图的时候,分分钟就超过 100M 了。

所以,可以先把 PPT 文件上传到 QQ 邮箱,发送给自己。

当客户要文件的时候,我们只需要在手机上操作,把邮件转发过去即可。

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不过需要注意,QQ 邮箱的超大附件,一般只有 30 天时效,发送完成后记得提醒对方,及时下载保存。

4. 使用文件同步工具

上述的操作,都需要我们把文件手动备份,但是忙着忙着总会忙忘了。

那有没有一种方法,能够自动把文件备份到手机上呢?

还真有!这里推荐腾讯出品的:最近文档随身。

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只需要在电脑上,下载好客户端,手机上绑定小程序即可。

当我们在电脑上保存的任意文档,它都会自动同步到小程序里。

这里就不详细介绍操作了,大家可以百度一下,网上有很多具体的教程

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这时候,可能有些人要问了,那我用百度网盘是不是也可以?

一般来说,我个人不推荐用网盘。

一方面,很多文档有保密要求,当对方知道你随意把文件上传到网盘,还把文件链接分享过去的时候,会怀疑你的专业性。

更甚者,会甩给你一份保密协议,让你吃不了兜着走。

另一方面,百度网盘的下载速度很慢,尤其是大文件。

如果对方没有开会员,下载文件的时候,一定会对你有所怨言。

而我们作为服务的提供者,方便了客户,其实就是方便了自己,能省去很多不必要的麻烦。

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不过,话说回来,确实要用网盘,也是可以的,可以采取折中的办法。

我们不能直接把网盘的分享链接发给对方,而是要在手机上,先把文件下载下来,再另外发送过去。

以上,介绍了几种把文件备份到手机,再发送给客户的方法。

但是,这还不够!没别的意思,咱就是杠精。

要是到时候,我连手机都没有,那可咋办,文件还咋发?

其实,这种情况也经常会出现。

比如,某个时间段要开会,不能看手机;或者你晚点要去澡堂搓澡了,没法随时看手机。

咋办?同样给大家支招:

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1. 及时报备,通过他人进行备份。

我们可以先告诉其他同事,某个时间段我们没法用手机,先把文件发给他保存。

一旦客户或领导找来,让他帮忙发送一下,免得耽误事情。

2. 提前预约时间,专业沟通赢得信赖

如果知道对方可能会来要文件,但又不是很着急使用。

就可以先和对方约好时间,告知对方,你大概在什么时间段要去干啥,能否约个时间点沟通交接。

这样操作,会让对方更放心,觉得你比较专业,同时你做其他事情的时候,也不用时刻担心文件这边。

好了,今天的分享,是学习、工作中一个很小的细节,但是养成了这种良好的工作习惯,会让工作与生活更有条理,减少出错。

平时大家有什么其他的好习惯呢?欢迎留言分享一下哈~


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版权声明:自律的音律 发表于 2020年4月30日 上午10:00。
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