PPT上文字太多怎么办?我有6种方法,领导看了都说好!

在上篇文章当中我们讲到了:

如何制作PPT的封面页

如何说封面页是一份PPT的门面,那么内容页则是PPT当中最核心的部分。不论我们学多少技巧,我们所做的PPT,都是为内容服务的。
 
但很多人在做PPT的时候,经常会在PPT中摆上密密麻麻的大段文字,导致展示的内容没有重点,看起来很费力。
所以今天我们就再来讲一讲——
PPT上文字太多怎么办?我有6种方法,领导看了都说好!
围绕这个话题,我们提供6个思路:
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下来我们逐一来看这6个思路,来让PPT实现内容上的Power-Point。
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删废话
可以只保留总结性的内容,删掉解释和说明性的文字。
比如这样一个案例
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在大段落文字中,看看有没有带有总结概括性的语句或者关键词,比如「总之」「总而言之」「总的来说」「所以」等承接词语,这些词后面经常就带着总结性的句子:
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一般这样的总结性语句,出现在段落的开头或者结尾,所以我们可以把一些阐述性的文字删掉,把这个总结性的语句提炼出来:
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然后对这些句子直接排版即可,比如可以放上文案相关的背景图作为垫底。
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类似这样通过总结的语句或者关键词进行文字删减,这应该是最简单的一种提炼方式了。
同理,用PPT做汇报时,经常会有带数据的文字段落。
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这些数据一般都比较重要,所以可以保留核心数据,把其他的文字描述都删除。
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留下能强调业绩成绩、市场潜力的数据,强化重点。
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可以把这个最关键的数据用最具冲击力的方式表达出来,能放多大放多大……
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这种做法还可以狠抓一把听众的注意力,所以也是小米、华为、锤子等各类手机发布会上的常客。
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当然,也存在文字中既没有总结性语句,也没有明显的数据的情况。比如这个案例
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这个时候我们就可以手动对段落文字进行删减:
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PPT上要展示最简单直接的观点和结论,所以,将形容词、装饰性词句等大胆删掉!
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这样删减之后,PPT是不是顿时就清爽了很多?
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说人话
有时候我们容易陷入到「专业思维」,做完PPT觉得自己特别厉害,但在没有同样专业知识背景的听众那里,或许他完全Get不到。
比如你是一位在线教育创业者,有机会用5分钟向投资人做PPT演示,其中最重要的一页就是要传递「跟竞品相比,自己的产品有什么样独特的优势?」
专业人士经常会做成这样:
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专业是专业,但有个很大的问题,那就是存在专业屏障,没有专业基础的听众,无法在这么短的时间快速理解你的「 AI录播」、「人工智能场景化」、「蒲公英式闭环教学」……
所以此时,应该用最通俗的大白话说出谁都能听明白的一句话,引发对方的兴趣:
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你看通过这样的方式,放弃使用一些专业性的词汇,直接用对方听懂的方式说出亮点,让别人最轻松直接地理解你的优势,这样才是合理的演示。
而这个提炼的方式就俗称:说人话!
当然可能会有人觉得,PPT上使用专业的名词对于传递专业和严谨的形象也非常重要,但其实两者并不冲突,来看看老罗是怎么做的。
 
他在演示中,先是在PPT上罗列了产品的专业名词,「我们用的是高通骁龙四核处理器balabala……」
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正当大家不明觉厉的时候,他话锋一转,「如果我们定义我们是一位大众消费品的公司,虽然团队技术上需要非常专业,把这些东西理解并且用到,大家只需要的只是这一句,就行了……」
 
然后PPT翻页,展示了一句大白话的总结:
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此时,掌声雷动,欢呼声响起。
这个方式,不但把专业和通俗兼顾,还很好地掌控到了观众的节奏。
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概括化
删减内容虽然爽,但领导有时候要求,PPT上的内容一个字都不能删,怎么办?
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一页PPT上的文字直接堆积到PPT上甩给领导,这会让领导感觉你偷懒和不负责,也就很难获得领导好的评价。
我们可以保持原稿的内容一字不删,但给每一段都增加一个概括该段落的小标题。
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你会发现,这样的话,这一页上文字其实变多了,但阅读负担却大大降低了。
再比如,企业文化的内容非常庞杂,展开讲起来可能会有成千上万字,想让别人快速记住,是很难的。
但如果把这些内容,分别概括成「聚焦一个主题」、「贯穿一条主线」、「突出四个抓手」、「坚持五个全面」呢?
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(照片拍自某能源企业文化墙)
你看,这样是不是一下就把海量的内容,一下串联起来了?
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结构化
在职场中,尤其对于很多职场新人来说,难免工作做得很琐碎,耗费时间其实并不少,确实不是什么惊天动地的业绩,但放在PPT上好像很平淡,可如果不放又没什么能说的了,就会感觉比较尴尬。
比如这页PPT,列了很多工作内容,都是日常部门里面的零零碎碎,如果像这样展示一笔流水账,很难让人认为你的工作做得好:
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所以我们需要对这些内容的顺序重新进行整理,并进行一个结构化的归类整理:
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借助领导的成本管理思维,用领导熟悉的语言说明了琐碎的工作和重要的成本控制工作之间的联系,把总结出来的要点与领导关心的问题直接挂钩,让领导能直观地看到工作的价值:
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你看,是不是列出的事项其实没有变,但给人的感觉却不一样了?
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一般来说,「结构化」不仅是一种技巧,更是一种好的思维习惯、一种能力,让领导和同事觉得你「条理清晰」。
PPT上文字太多怎么办?我有6种方法,领导看了都说好! 公式化
如果文字中有比较明显的「加减乘除」、「之和」、「之差」之类的表达,可以用简化后的公式来做提炼。
比如这份原稿:
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我们可以看到有「加上」这样的关键词表述,所以可以把相应的关键词也都找到:
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然后把表达观点的强调句也保留下来。
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那这样就可以将这些内容提炼出来,用一个公式来简化表达:
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然后为文字衬上色块,强调重点:
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可视化
PPT文字有很多,整个版面太满,让人感觉很压抑,就比如这份原稿:
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虽然我们前面已经讲过可以删除掉多余的话,把带有数据的内容精简出来:
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但这个时候,精简是精简了,而数据的对比其实还不够直观。
所以我们这个时候,可以用图表的方式,进行可视化表达,直观地看到多与少的对比:
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然后可以再添加图标,让数据的可视化更加直观。
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可视化的关键,是对逻辑关系的提炼。
我们再来看一个案例:
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这样的一页PPT,是讲解架构关系的,看这样的文字当然是一头雾水,所以我们要把角色的信息提炼出来。
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然后把这种角色信息做成框架图的方式,来让这一页PPT一目了然:
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当然有的PPT信息会看上去比较复杂,比如像这页PPT它就不像组织架构那样信息清晰:
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这时候我们可以用另外一个方法,从页面当中找到一些表达关系的词语:
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找到页面当中表达关系的词语后,我们可以尝试将这些关系,用框线图的方式梳理出来:
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通过这样处理,把原本大段的文字用线框图展示,通过再加入一些色块和图标,来让加强信息更加具有可视化,让阅读上更清晰:
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好了,那么以上就是将内容进行提炼的6种方式。
严格来说,内容提炼需要消耗大量的思考,所以很多人比较逃避,在这个事情上其实没有捷径。
关键还是看你,是不是真的理解了PPT的名字的含义——「Power」 your 「Point」。
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最后,我们用一张图来总结回顾下:
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版权声明:老秦 发表于 2021年10月8日 下午5:55。
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