交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

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交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

挺久没分享新奇玩意了,咱们今天整一期,够好看、够实用而且够好玩!

之所以想着做这个内容,是因为最近社群有小伙伴问到音乐的交互触发,以及 PPT 中 VBA 应用相关的问题。

恰巧我之前也遇到过交互式 PPT 数据表盘的需求,那就干脆整一期,把这三个知识点都过一遍。

具体放映以及数据实时更新的效果,可以看下面这个录屏:

修改Excel实时更新数据的交互PPT数据表盘_哔哩哔哩_bilibili

因为平时写 PPT 设计方面的文章比较多,而且这个表盘的整体界面并不复杂,设计排版上今天就不过多介绍了。

本文主要带大家过一遍相关原理,以及一些功能和要点,文末我会将数据与 PPT 源文件分享出来,感兴趣可以自行拆解学习。

01. 左上角的音乐播放器

首先,音乐放在了页面左上角,置于底层,被上方的渐变背景遮挡住了,所以编辑和放映的时候看不到音乐。

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

其次,音乐点击一下开始播放,再次点击暂停播放,隔一段时间后点击还可以接着播放。

很多小伙伴做音乐触发器时,点击暂停后再次播放会从头开始放,而不是从暂停的位置接着播放,说明设置有误。

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

正确的设置应该如上图,在播放按钮上方添加两个透明度为 100% 的触发形状。

上层形状设置点击触发音乐开始的动画,并且点击后该形状消失。

下层形状设置点击触发音乐暂停的动画,这样点击播放上层形状就消失了,后续所有的点击交互都是点击下方形状,使音乐暂停或继续播放。

02. 交互图表的设置

视频中可以看到,点击不同按钮,下方的柱状图会同时切换。

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

其实原理非常简单,只需要将两个数据表填充背景为白色,把两张图表对齐并调整图层顺序,使最先展示的图表在最顶层。

接着分别为两张柱状图绑定不同的触发按钮,使其中一张出现时,其他的图表消失:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

需要注意的是,触发器的交互顺序受添加触发器的顺序影响,所以建议在设置触发动画之前,先想好交互触发的动作逻辑。

另外,为了保证放映时一定会先显示上层图表,可以在最开始添加自动播放的出现与消失动画,用以调整图表的显隐效果。

如果你有多张数据图需要展示,原理是一样的,挨个添加出现与消失的触发器动画即可。

03. 与 Excel 的数据链接

首先需要在 Excel 中整理好原始数据,如下图:

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根据 PPT 中预留的位置,在 Excel 中插入对应的柱状图:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

Excel 中的图表美化和 PPT 几乎一样,没啥难度,咱们今天就不讲了。

接着看二月份以及应用的数据:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

同样,把他们做成折线图和对应的文本,设置好相应的格式效果,方便直接复制到 PPT 中使用:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

这时候,只需要更新 Excel 左侧的原始数据,右侧的图表就会自动发生变化。

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

接着分别框选柱状图、文本、以及折线图所在的表格范围:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

复制后在 PPT 中选择性粘贴,选择粘贴链接-工作表对象:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

粘贴完成后,等比缩放调整大小、位置即可。

刚开始的时候,修改 Excel 中的数据,PPT 中的也会跟着变,但只要保存 PPT 关闭后再打开,数据就不会自动更新了。

好处是每次打开时,会提示更新链接,点击更新链接按钮后,PPT 中的数据就会与 Excel 中的数据同步:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

但缺点也非常明显,一是点击更新后,如果数据量比较大,会卡顿一段时间;二是 PPT 中链接的 Excel 文件绑定的是绝对路径:

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如果移动了文件的位置,则会导致更新数据失败。

这时候就需要在 PPT 的信息选项中,重新编辑修改链接的源文件,才能正常更新数据:

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这就导致日常工作时需要非常小心,一旦移动后如果绑定的数据量比较多,还得手动一个个去重新绑定与更新。

而我做的数据表盘,只需要将 PPT 与 Excel 置于同一文件夹即可,可以随意移动位置,即使换电脑也能更新数据。

 

更绝的是,Excel 中的数据修改后,PPT 中的数据会实时同步更新,即使 PPT 在播放也能在后台修改。

这意味着 PPT 可以全天候放映不用关,只需要后台修改数据即可在屏幕上实时显示。

而且,我们打开 PPT 时,可以先不更新数据,加快 PPT 的打开速度,后面直接修改 Excel 触发自动更新即可,能够有效避免因数据更新导致的卡顿。

那么,这些功能又是如何实现的呢?

04. VBA 自动更新数据

该解决方案来自国外的一个视频,具体链接我放在 PPT 的备注里了。

首先,需要将数据和图表都放在带有宏的 xlsm 文件中,这样后面编辑的 VBA 代码才能被保存下来。

其次,需要打开 Excel 的开发工具,添加新的模块并写入对应的代码:

交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

代码的具体功能本文就不一一介绍了,主要解释说明一下两个地方。

第一,下图划红线的部分,定义了 PPT 文件所在的位置,这里引用了相对路径,即与 Excel 在同一个文件夹下:

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这样每次修改 Excel 中的数据时,会自动更新 PPT 的链接以及对应的数据,移动文件位置时就不需要手动重新绑定了。

当然,如果你修改了 PPT 文件的名称,记得来这里改一下文件名。

第二,下图划红线的部分,定义了 Excel 原始数据的范围,以及 PPT 中数据更新的对象:

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需要在代码中将所有的图表对象都列出来,这样才能在修改数据时自动触发更新。

至于 PPT 中图表对象的名称,中文版本是不直接显示的,可以使用小顽简报插件查看。

要注意的是,PPT 中的图表对象不能与其他元素组合,组合后数据更新会出问题。

好了,交互式实时更新的 PPT 数据表盘,大概原理与要点就基本讲完了。

如果有兴趣拆解学习,可以在公众号后台回复关键词交互,PPT 和 Excel 源文件我都打包好了,免费无门槛获取。

要是对咱们的 PPT 社群感兴趣,也可以点击本文左下角的“阅读原文”查看社群介绍。

后面我会在社群中直播详细拆解,手把手教大家做这份交互表盘。

当然,如果你刚好有相关的设计需求,打算将专业的事交给专业的人来做,也欢迎联系我定制交互式 PPT 表盘。

以上,就是今天分享的全部内容,希望对大家有所启发~

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公众号:自律的音律
原文链接:交互式+可编辑+实时更新数据的PPT数据表盘!

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