还在手动调整加动画?我的PPT已经学会自己做填空题啦!

进阶提高2年前 (2022)发布 自律的音律
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还在手动调整加动画?我的PPT已经学会自己做填空题啦!

昨天傍晚,我发了一个视频,展示了如何将 Word 题库导入到 PPT 中,并自动处理成带动画的填空课件。

这是一位读者在周一时提的问题,我在周二看到后立马回复联系并要了源文件,最后在周四晚空出了时间,决定着手解决这个问题。

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需求看似不复杂,目前有上百页 word 课件,想要批量分页做成 PPT 版本,并且每页的红字部分需要做成填空动画,即点击一下再出来答案。

我实际想解决方案的时间也就两三个小时,但出乎意料的是,各种插件的组合应用,以及要满足纯快捷键调用,这个不断测试并调整运行逻辑的过程,耗了我七八个小时。

好在整个流程是跑通了,而且我还自定义了一个专用的快速访问工具栏,以及一个特定的 Quicker 组合动作,大家都可以快速导入并和本文一样实现自动化处理。

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有些小伙伴可能想问:你是怎么做到连续花 10 个小时,就为解决一个 PPT 问题的?

咱也不扯情怀,理由相当简单,因为看到这个问题的时候,就想起了我自己,我曾经遇到过一模一样的需求。

熟悉我的老读者应该知道,我是从淘宝开始做起的。

早些年的时候,我就遇到过一个几乎一样的需求:有将近 200 页 word 题库,需要放到 PPT 中做成每页一题,而且红色填空部分需要做成点击一次再出现答案。

当时的价格是一页 PPT 即一道题 3 元,做了一千多页,到手三千多。

也不怕大家笑话,我那时就想过自动处理,但没折腾出来,最后还是手动一个个复制粘贴并添加的动画。

那个一直复制粘贴的枯燥过程,让我至今也还印象深刻。

要是现在还遇到相同的需求,我一定会毫不犹豫地接下来,区区一千道题,让 PPT 自己做一个下午,我去晒晒太阳,小钱钱就轻松到手。

这时候就会感觉,这种需求真的很香~

铺垫了这么多,只是想告诉大家,有些解决方案看似需求不大,但遇到问题的时候,是真的可以帮你节省时间,甚至帮你赚钱。

今天,我会将整个实现的逻辑梳理一遍,看完后不仅可以让 PPT 自动做填空题,以后还能自己定义 Quicker 动作,从而实现其他自动化操作。

全文分成两个大的部分,一个是 Word 中的批量分页,另一个是 PPT 中的自动处理。

接下来,进入正文。

01. Word 按题目序号分页

Word 题库如下图,每道题目前面都有数字序号:

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在分页之前,我们先修改 Word 的默认标题样式,方便后面绑定预览,以及导入 PPT 后不用重新设置字体及颜色。

在开始选项卡,点击样式,鼠标移动到“标题2”上方,右键选择修改:

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在弹出的窗口中选择中文并更改字体,然后将默认颜色改为黑色:

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需要注意,这里的文字颜色导入 PPT 后会保留,如果不修改的话,会显示为蓝色,后续不方便调整。

而如果把颜色设置为自动,后面导入 PPT 时可能会导致文字颜色识别出错,出现大量红色文本,所以手动改为黑色最为保险。

接着同样的操作修改 标题1 的样式,可以设置一个更大的字号,方便后续调整时确定处理结果是否正确。

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设置好两级标题样式后,我们需要根据数字序号批量分页。

按 Ctrl+H 或如下图从编辑选项中打卡替换功能:

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在弹出的替换窗口中,点击“更多”按钮,打开高级替换选项:

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在查找内容和替换框中分别输入如下内容,并勾选使用通配符。

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这里用到的是通配符批量查找替换,接下来详解一下不同内容所起的作用。

查找内容输入的文本如下:

(^13)([0123456789]{1,}[..])

需要注意,这里的小、中、大括号均是使用英文输入法输入的。

这里两个小括号()是指按组进行查找,每个小括号中的内容为一组。

第一个小括号中的 ^13 是通配符,用来查找段落标记,即换行的位置。

中括号里的 0~9 数字,表示可能存在的序号,如果是中文序号,这里也可以换成一二三四五六七八九十。

大括号 {1,} 表示至少出现了 0~9 中的一个字符。

后面中括号 [..] 里的小点,则表示数字序号后面跟着的小圆点。

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这里需要注意的是,由于 Word 中使用了两种序号小标点,即半角圆点与全角圆点,所以需要都列出来,这样才能查找匹配完全。

那么问题来了,如何切换半角和全角输入呢?

这里以 Win10 系统为例,在系统搜索框中搜索“语言”,点击语言设置:

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在弹出的窗口中,点击中文语言,展开后点击选项按钮:

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接着点击键盘中的微软拼音,展开后点击选项按钮:

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在弹出的微软拼音输入法设置窗口中,点击按键选项:

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接着设置全/半角切换快捷键为 Shift+空格,这样在输入的时候就可以通过快捷键快速切换了:

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如果你是使用其他操作系统,或者使用其他输入法,也可以自己搜索切换教程,本文就不逐一例举了。

查找框中的内容输入完成后,我们点击“查找下一处”,试试查找的结果是否匹配:

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如上图可以看到,刚好定位在每个数字序号及前一个段落标记的位置,说明查找的内容输入正确。

接着看替换框中的内容,具体文本如下:

1^12自律的音律^132

同样用到了通配符,这里首尾的 1 和 2 分别代表前面查找到的 组1 和 组2,即小括号中的内容。

通配符 ^12 代表分页符,即在 组1 也就是段落标记后面,增加一个分页符自动分页。

这里”自律的音律“是特定的内容,相当于记号标记,可以自行修改,只要 Word 题库中本身不存在该内容即可,为的是方便后续查找替换标题。

通配符 ^13 之前说过了,是用来换行的。

点击全部替换后,得到的结果如下:

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可以看到,根据每个序号自动分页了,而且在序号的前一行,自动添加了特定内容”自律的音律“。

替换完成后,如果有少量题目字数太多,或者因为格式问题没有查找匹配上,记得手动检查调整一下。

控制篇幅,更多通配符相关的代码,本文就不逐一列出了,有需要可以在网上搜索关键词”通配符一览表“,可以找到很多文章教程。

接着按 Ctrl+A 全选所有内容,设置样式为”标题2“。

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这时候,所有的内容都绑定成了”标题2“,方便后面导入到 PPT 中变成正文文本。

但是会发现一个问题,只有手动修改过字体字号以及文字颜色的部分,才自动修改了颜色样式,红字部分没有变化:

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也不用担心,全部处理完成后,我们再全选修改一次字体即可。

我们接着做下一步的查找替换,按 Ctrl+H 打开替换窗口,并在查找内容框中输入自律的音律,即前面设置的特定内容。

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取消勾选使用通配符,然后用鼠标点击一下替换输入框,将光标移动过去。

在最底部的替换格式中,选择样式。

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替换的样式设置为”标题1“:

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确定后窗口如下:

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点击全部替换后,可以看到所有的”自律的音律“都设置成了”标题1“:

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此时需要注意,因为之前查找替换的时候,第一页的序号并没有查找匹配上,所以前面没有添加特定内容:

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因此,我们需要手动在第一页最前面,添加特定内容,并设置为”标题1“,这样后面导入 PPT 时才能自动识别。

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添加完成后,Ctrl+A 全选所有内容,统一设置字体,将红色部分的字体也改过来:

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到这里,Word 部分就处理完成了。

为了保险起见,最好 Ctrl+S 保存并关闭后,重新打开检查一遍,看两级标题是否都成功绑定上了。

如果出现部分”标题1“的样式没绑定上,可以重新替换一次样式再保存。

关闭 Word 文档,打开 PowerPoint 并新建幻灯片。

02. PPT 自动设置填空动画

在新的演示文稿中,删除所有页面,点击开始选项卡中的新建幻灯片,在下拉选项中选择从大纲导入幻灯片:

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导入完成后,之前设置的”标题1“就变成了 PPT 中的标题,”标题2“则变成了 PPT 中的正文,效果如下:

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接着切换到视图选项卡,点击幻灯片母版视图:

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按 Ctrl 并向下滚动鼠标滚轮缩小画布,将”标题与文本“版式中的标题占位符移动到页面之外。

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选中正文文本占位符,调整占位符大小,然后切换到开始选项卡,修改字号并取消项目符号:

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我们关闭母版视图,看下每页的具体效果:

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如上图可以看到,导入的特定标题已经移到页面之外了,正文的项目符号不见了,而且字号也都调整好了。

这里的特定内容”自律的音律“需要删掉,而且正文的行间距有点小,需要重新调整一下。

因此,再次打开幻灯片母版视图,删掉标题文本占位符,将正文文本占位符的段落与行间距挨个调整一遍:

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确定后关闭母版视图,回到开始选项卡:

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这时候可以发现,标题由之前的文本占位符变成了文本框,正文行间距调整后看起来也更舒服了。

接下来,我们需要使用 PPT 插件来批量删除页面之外的内容,即删掉”自律的音律“文本框。

这里提供三种解决方案,所用到的 PPT 插件在 AboutPPT 导航都能获取。

方案一,使用 iSlide 插件,选择瘦身工具:

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在弹出的窗口中,勾选”幻灯片外内容“:

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应用后,即可删除所有页面之外的文本框。

方案二,使用 OK10 插件,先选中页面外的文本框,再点击形状组中的跨页工具:

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在弹出的窗口中,点击读取对象:

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读取成功后,勾选位置,下方会显示所有页面中相同位置的文本框:

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只需要点击下面的删除按钮,即可将这些文本框全部删掉。

方案三,使用小顽简报插件,点击一张幻灯片缩略图,然后按 Ctrl+A 全选所有幻灯片,在文稿功能的下拉选项中,点击删除所选页的画外图形:

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只需一步,即可快速删除所有页面外的元素,我个人比较倾向于使用这个功能。

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在弹出提示后点击确定,得到的结果如下,标题文本都去掉了:

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这时候有人肯定有疑问,那前面为啥要先去母版视图删掉占位符,再来批量删除画外图形呢?直接用插件删岂不是更快?

需要补充一个小知识:之前导入的标题是文本占位符,占位符中的内容即使删掉一次,也会在原来的位置出现一个新的空白占位符。

所以,我们需要先在母版视图中将页面外的占位符删掉,这样标题文本才会由占位符变成文本框,才能使用插件一次性删除干净。

接下来,需要在页面外新建一个形状,方便后面的批处理调用。

选中第一页,在页面外左上角绘制一个小矩形,设置其颜色为填空中的红色,轮廓设置为无。

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选中该红色色块,右键设置为默认形状格式:

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再切换到动画选项卡,点击添加”出现“动画:

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添加动画后,选中红色色块,使用 OKPlus 插件工具组中的一键水印功能,即可将该红色色块复制到所有页面:

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上面这些步骤的目的,是为了方便后面进行特殊选中,以及自动刷动画效果。

接下来很关键,需要先安装好必备的插件,并导入我为大家准备好的自定义快速访问工具栏。

本文必备的插件有:OK10、OKPlus、口袋动画以及小顽简报。

如果你之前从没用过快速访问工具栏,可以在功能区空白处右键,显示快速访问工具栏:

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接着在快速访问工具栏的空白处右键,点击自定义快速访问工具栏:

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需要注意,如果你自己曾经设置过快速访问工具栏,有自己的使用习惯,那么强烈建议在弹出的窗口右下角,先导出自定义设置:

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这一步的目的,是备份你自己的快速访问工具栏,方便批量处理完成后还原回来。

备份完成后,同样在该窗口的右下角,点击导入自定义文件,即我为大家准备好的快速访问工具栏自定义文件,后缀为 .exportedUI:

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如果插件都正常安装,那么导入完成后,你的快速访问工具栏会和我的一样:

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导入快速访问工具栏的目的,是为了只用快捷键操作,就能批量完成所有步骤,而且不会受其他插件改变选项卡快捷键的影响。

啥意思呢?我们按 Alt 键,可以看到对应功能上出现了字母,这些字母就是用来快捷操作的:

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其中,快速访问工具栏部分,只要我们不手动去修改,那么 1、2、3、02、03、04 这些快捷操作一直都不会改变。

而顶部的选项卡快捷操作,比如 OKPlus 插件的 Y4,和 OK 插件的 Y5,则会随着插件的增加或者隐藏而改变,导致快捷操作不准确。

所以,如果要绑定手势,或者方便以后的批处理调用,亦或者换电脑也能使用,那必须使用自定义快速访问工具栏才能完美实现。

接下来,我挨个介绍一下每个快速访问工具栏功能的作用。

提示:如果只需要使用,不想了解具体原理,可以跳过这部分不看。

Alt+1,调用小顽简报的删除画外图形功能:

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Alt+2,调用 OKPlus 工具组中的一键水印功能:

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Alt+3,调用小顽简报拆合文本中的拆成单字功能:

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Alt+4,调用 OK10 颜色组-纯色转移功能下的,文字到填充功能:

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Alt+5,调用口袋动画插件的动画复制功能:

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Alt+6,调用 OK10 辅助组-特殊选中功能下的,按填充纯色功能:

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Alt+7,调用 OK10 辅助组-特殊选中功能下的,就近组合功能:

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Alt+8,调用口袋动画插件的动画粘贴功能:

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Alt+9,调用 OK10 的插入形状功能:

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Alt+09,调用自带的文本对齐功能:

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Alt+08,调用自带的形状高度功能:

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Alt+07,调用自带的垂直翻转功能:

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Alt+06,调用自带的形状轮廓功能:

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Alt+05,调用自带的形状填充功能:

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Alt+04,调用 OK10 特殊选中的按类型选中功能:

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Alt+03,调用 OK10 特殊选中的按线宽选中功能:

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Alt+02,调用小顽简报对象筛选中的反选功能:

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需要注意的是,有些功能其他 PPT 插件也有类似的,大家可能会想:要不少装些插件,用其他插件的类似功能替代一下得了。

但是,我建议还是使用我列出的这些插件的对应功能,因为类似的功能我都测试过,实际运行的逻辑及效果有所差异,替换后的效果可能完全不同。

这里以文本拆分功能为例,小顽简报的拆为单字功能可以直接在原位进行拆分,而 OK 插件拆为单字后并不在原位置,且间距产生了变化。

同样,口袋等插件的拆分功能要么得到的效果不同,要么无法只使用快捷键调用。

又比如,同样是反选功能,小顽简报的反选和 OK10 中的反选对象就有所差异。

因此在非必要的情况下,尽量不要替换快速访问工具栏的功能,以免调用出错。

介绍完快速访问工具栏对应的功能后,接着是重头戏,即使用 Quciker 的组合动作来实现 PPT 的自动化处理。

如果你没听说过或没用过 Quicker 软件,可以翻翻我之前的一篇教程,操作也比较骚,相当实用:

免费版本可以添加组合动作,但如果想要导入或导出动作的话,就需要专业版才行了。

要是你用的免费版本,可以参照本文后面的动作解析,自己逐个添加一下对应的动作。

或者从打包文件中打开动作网址,参考其中的使用方法粘贴动作。

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要是你已经使用了专业版本,则还可以直接导入我准备好的动作。

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下面我会将我编好的组合动作解析一遍原理,如果只需要使用,不想了解具体原理,可以跳过这部分不看。

为了方便大家跳过,就不用图文的形式了,直接插入代码块吧。

设置输入页数弹窗,默认值为 1,输出到页数变量 slides

//看一共要处理多少页,将输入的值作为变量,方便后面循环动作时调用

设置输入时间弹窗,默认值为 500,输出到时间变量 time

//根据电脑性能填写,默认为500毫秒,性能越好数值可以越小,如果电脑比较卡顿,可以设置的大一些,免得调用快捷操作时出错

//将输入的值作为变量,方便统一修改后面的延迟时间

添加重复功能,次数设置为前面的变量 slides

//调用前面输入的页数变量,将后续的所有动作作为循环,循环对应的次数

按 Tab 键

//选中最底层的元素,即页面中需要处理的文本框

按 Alt+3

//使用小顽简报将文本拆为单字,如果字数比较多,可以适当增加延迟时间,我默认设置为5秒

按 Alt+4

//使用OK插件的文字到填充功能,将黑字的形状填充为黑色,红字形状填充为红色,方便后面按填充颜色特殊选中

按 Ctrl+E

//将选中的所有文本框都横向居中对齐,这样后面画出来的红线才能与红字对齐,因为小顽简报拆字后默认不在文本框中间

按 Alt+09+B

//将所选中的所有文本框都纵向底端对齐,使文本稍微向上偏移,这样后续画红线后才能与文本有间隙,看起来才更美观

按 Esc 键

//取消选中

按 Tab 键

//选中页面外的红色色块

按 Alt+5

//使用口袋动画的动画复制功能,复制红色色块的单击出现动画

//也可以使用快捷键 Alt+Shift+C 复制动画

按 Alt+6

//使用OK插件的按填充纯色选中功能,选中页面中所有填充色为红色的元素,即将所有红字的文本框选中

按 Alt+7

//使用OK插件的就近组合功能,将临近且拆分为多个文本框的红字组合到一起,方便后面点击一次出现一个填空答案,而不是点一次出现一个字

//由于插件的就近组合功能判断有些瑕疵,所以当两个填空离得比较近时,可能会错误识别并被组合到一起

按 Tab 键

//选中页面外的红色色块,因为就近组合后,会默认不选中任何元素,因此需要重新激活选中

按 Alt+6

//使用OK插件的按填充纯色选中功能,选中页面中所有填充色为红色的元素,即将所有红字的组合选中

按 Alt+8

//使用口袋动画的动画粘贴功能,给所选的元素批量添加单击出现动画

//也可以使用快捷键 Alt+Shift+V 粘贴动画

按 Alt+9

//在选中元素的上一层,批量在原位置插入等大的形状

//因为之前设置设置了默认形状格式,所以插入的形状都填充了红色,且都有黑色轮廓

按 Alt+05+N

//将添加的这些形状填充全部设置为无填充

按 Esc 键

//取消选中

按 Tab 键

//选中页面外的红色色块

按 Alt+6

//和之前一样,选中所有红字的组合

按 Alt+9

//再次在原位插入等大的形状

按 Alt+08,并输入 0.05 敲回车

//将插入的这些红色形状的高度全部设置为0.05,用来模拟红色下划线

//这时候,这些下划线改变高度后差不多在文字顶部的位置

按 Alt+04

//使用OK插件的按类型选中功能,即选中所有形状,包括之前设置为透明填充的形状

//文本框拆为单字后依旧是文本框,并不是形状,所以这次不会被选中

按 Alt+7

//使用OK插件的就近组合功能,将选中的红色下划线形状与之前设置为透明填充的形状就近组合

//这一步的作用,相当于补位,将红色下划线变成了与文本同等高度的组合

按 Tab 键

//选中页面外的红色色块与插入形状的组合

按 Alt+03

//使用OK插件的按线宽选中功能,选中所有红色下划线组合

按 Alt+07

//将所有选中的组合垂直翻转,这样红色下划线就会从文字顶部变成文字底部

按 Alt+06+N

//将选中的所有组合的轮廓设置为无,下划线部分就全部处理完成

按 Alt+02

//使用小顽简报的反选功能,选中所有文本框及文本框组合

按 Alt+05+N

//将选中的所有文本框及文本框组合设置为无填充,就能显示出所有的文本内容了

按 Esc

//取消选中

按向下方向键

//切换到下一页,进入下一次循环

上述内容,就是借助 Quicer 组合动作实现 PPT 自动处理填空,并添加单击出现动画的全部流程。

当我们处理好每页的文本后,还需要使用小顽简报的删除画外图形功能,将页面左上角的红色色块全部删掉。

如果你对页面背景和版式布局有要求,也可以在母版视图设置背景和标题,使整份 PPT 看起来更美观。

今天的教程到这里就解析完成了,相关的 PPT 插件、快速访问工具栏以及 Quicker 动作文件,我都整理打包好了。

如果有需要,可以在公众号后台回复关键词”填空“获取。

以上,就是今天分享的全部内容,希望对你有所帮助~

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公众号:自律的音律
原文链接:还在手动调整加动画?我的PPT已经学会自己做填空题啦!

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