这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?

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这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
大家好,欢迎来到Slidecent,
见字如面,我是林利蒙。
 
今天我们来聊聊职场中一个真实的场景,
如何用一页PPT给领导汇报工作。
 
假设你接到了王总安排的一个任务:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
要求如下:请你们调查下中国的葡萄酒消费人群画像、消费场景、影响购买的要素有哪些?以及男性与女性在这些方面有什么差异?
 
拆解问题后发现,主要就包括以下4点信息:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
  1. 消费人群
  2. 消费场景
  3. 影响购买的要素
  4. 男女性间的差异
 
于是你花了大量时间去各大网站、论坛、贴吧查阅了相关资料,最终得到了以下信息:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
通过关键词可以看出,这份调查已经涵盖了领导所需的所有信息:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
 
就内容而言已经比较完善了。接着需要你通过邮件向领导汇报调查结果,如果是你会怎么写这封邮件呢?
 
简单思考三秒钟
 
我想大部分人应该会这么写:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
直接将调查的内容全盘复制黏贴到邮件里,然后发给领导。你觉得会收到怎样回复呢?
 
我想排除极个别性子好的领导,多数情况下,都只会收到“重写“两个字。
 
这时候你就纠结了,明明该有的数据信息都有了,为什么领导不满意呢?思索再三你把原因归咎于页面不够美观。
 
于是设计了一页相对美观的片子:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
这页清晰地区分了三部分信息,而且还加入了图片让页面更加生动了,此时你又信心满满地发给领导。你觉得又会收到怎样的反馈呢?
 
我想极有可能再次被领导否定
 
原因很简单:这页看不到重点信息。虽然做了视觉上的美化,但本质还是没有变化,依旧很难快速获取主要信息。
 
这也是很多初入职场的新人会犯的问题,只会从美观的角度去考量一份材料好与不好,而忽视了应用场景。
 
其实在实际工作汇报时,我们应该传递有效信息而不仅是追求形式美。
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
回想下我们前期已经花了大量时间去收集资料,如果败在了最后一步汇报上不是很亏吗?那该如何优化呢?
 
我认为主要就分两步:内容提炼与可视化表达
 
 
内容提炼
第一步进行内容提炼,回顾领导的要求:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
主要就包含以上这几点,而我们调查的结果中包含了多余的信息,比如最开头的这部分与主题无关,建议删去。
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
接着需要从下方大段文字中提取主要信息,删除多余的连词、助词、修饰词等。因为这些内容没有承载有价值的信息,只是为了构成一个完整的句子而已。
 
以下为我精简后的版本:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
仅保留主要信息,重点内容凸显了。唯一的缺点是,数字信息比较多,看起来不够直观。
 
 
可视化表达
于是就有了第二步,可视化表达。
将数据信息用图表展现出来,像是这样:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
信息归类
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
数据可视化
 
最终可以得到下图:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
红、蓝色区分性别,色条的长度表示占比大小;黑色圆形的深浅区分权重。
是不是好了很多呢?原本枯燥的数据变得更形象了,我们可以直观的看出每一子项中男女的差异所在。
 
最后来对比下三类展现方式:
 
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
全文字型:难以捕捉重点信息
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
表层美化:换了形式但仍不利于阅读
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
可视化表达:可清晰查看重点信息
 
你看出其中的差异了吗?
初级美化只是为了所谓的形式美观
高级美化则是为了信息的高效传达
 
毕竟领导们的时间都很宝贵,很难有时间耐心去看完每一个字,只有让信息最高效地传递出去,才是一份优秀的汇报方案。你学会了吗?
 
其实本质上就是要有用户思维,要尽可能站在对方的角度去思考,多问自己一个问题:如果是我收到这样的内容能快速理解吗?
 
以上就是这篇文章的全部内容,希望能够对你有所启发。
 
关于如何让数据更清晰地表达,我之前做过十期可视化表达练习:
这份全是字的材料,如何通过一页PPT给领导汇报?
可视化源文件

 

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版权声明:Slidecent 发表于 2021年3月12日 上午7:45。
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2 条评论

  • 与非芒
    与非芒 读者

    强迫症表示,右侧圆形色块,灰度保持一致的渐次变化,会不会看起来更舒服点。

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